با عضویت در خبرنامه مدیریت پروژه ایران از آخرین اخبار و سمینارها با خبر شوید
<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> توضيح : مورد ذيل يک مثال واقعی در مبحث کنترل پروژه و بخصوص کنترل هزينه است که وسط هارولد کرزنر ، از شناخته ترين صاحب نظران در زمينه مديريت پروژه ، به رشته تحرير در آمده است . ابتدا متن را خوانده و سپس تحليل خود را از مشکل بوجود آمده در مثال فوق بيان نماييد. با به بحث گذاشتن مشکل فوق و بيان نظر خود در رابطه با اين مساله علاوه بر آنکه تواناييهای خود را در تجزيه و تحليل مباحث کنترل هزينه افزايش می دهيد ،می توانيد دانش خود در زمينه مبحث کنترل پروژه و کنترل هزينه افزايش دهيد. از تمامی دوستان دعوت می شود تا در اين بحث شرکت نمايند. مشکلات دوره تعليق اعطاي قرارداد اسكات در ۳ ژانويه سال ۱۹۸۷ موجبات شادماني شركت پارك اينداستري را فراهم آورد. پروژه اسكات اگر به درستي پيش مي رفت، فرصتهاي كاري بيشماري را براي ادامه كار در چند سال بعد فراهم مي ساخت. مديريت پارك پروژه اسكات را يك پروژه استراتژيك مي پنداشتند. پروژه اسكات يك كار ده ماهه براي توسعه يك محصول جديد براي شركت اسكات بود. شركت اسكات به شركت پارك اينداستري اطلاع داده بود كه با فرض آنكه R&D (تحقيق و توسعه) اوليه رضايت بخش باشد، اين قراردادهاي انحصاری توليد حداقل به مدت ۵ سال ادامه پيدا مي كند و تمام قراردادهاي بعدی بصورت سالانه به مذاكره گذاشته خواهد شد. جري دانلپ به عنوان مدير پروژه برگزيده شد. هر چند او جوان و پرشور و علاقه بود ، ولی او ميزان اهميت اين كار را براي پيشرفت آينده شركت درك مي كرد. به دانلپ چند نفر از بهترين كاركنان براي تشکيل دفتر پروژه مذکور به عنوان بخشی از سازمان ماتريسي شركت پارك اينداستری داده شد. در طی دوره زماني كار، پروژه اسكات داراي يك دفتر پروژه شامل يك گروه ۷ نفره از كاركنان تمام وقت كه دانلپ را نيز شامل مي گرديد، بود. همچنين هشت نفر از قسمتهاي اداري مختلف به نمايندگي انتخاب شده بودند كه بعنوان اعضاي تيم پروژه در آنجا حضور داشتند كه چهار نفر آنها تمام وقت و چهار نفر آنها نيم وقت بودند. هر چند نيروي كاري متغير بود، سطح نيروي انساني براي اداره پروژه و اعضاي تيم در طول پروژه به ميزان ۲۰۸۰ نفر ساعت در ماه ثابت بود. شركت فرض كرده بود كه هر ساعت كاري ، هزينه اي معادل ۶۰ دلار در ساعت براي شركت بار مالي به همراه دارد.
در پايان ماه ژوئن، چهار ماه مانده به پروژه شركت اسكات به شركت پارك اينداستري اطلاع داد كه بخاطر مشكلات مالي پيش آمده، محول كردن پروژه بعدی تا هفته اول ماه مارس ۱۹۸۸ امكانپذير نيست. اين مساله جري دانلپ را در وضعيت بدي قرار داد، چون او دوست نداشت كه دفتر پروژه را منحل نمايد. اگر او به افراد كليدي تيمش اجازه مي داد تا به پروژههاي ديگري اختصاص يابند ، تضميني براي آنكه او بتواند اين افراد را در ابتداي پروژه بعدی در اختيار بگيرد، نبود زيرا پرسنل خوب بخش پروژه هميشه مورد تقاضا ميباشند. جري تخمين زد كه او به ۴۰۰۰۰ دلار در ماه در طول دوره تعليق براي حمايت و نگهداري افراد كليدي خود نياز دارد. خوشبختانه دوره تعليق مصادف با كريسمس و سال نو بود، زماني كه كارخانه به مدت ۱۷ روز بسته مي شد و با توجه به روزهاي مرخصی كه افراد استخدامي كليدي خواهند داشت و پروژههاي كوچك خاصي كه طي آن مي توان اين افراد را به طور موقت به آن برنامه ها اختصاص داد، جري طي برآورد مجدد خود ۱۲۵۰۰۰ دلار را براي دوره تعليق در نظر گرفت. طي ديدار هفتگي، جري به افراد تيم خود گفت كه آنها بايد كمربندهاي خود را به منظور عملی کردن تدبيری جهت گرفتن ۱۲۵۰۰۰ دلار محكم كنند. افراد تيم پروژه اجبار براي اين كار را درك كردند و شروع به برنامه ريزي و زمانبندی مجدد كردند تا تدبيری برای جذب اين مقدار پول صورت پذيرد، بخاطر آنكه قرارداد كاملاً بصورت قيمت ثابت بود، تمام زمانبندي ها براي پا برجا نگهداشتن تشکيلات (دفتر پروژه و اعضاي تيم پروژه) تا حدود ۲۸ فوريه تمديد شد. با اين فرض که زمان اضافي فوق، براي حساب و کتاب نهايي و تهيه و مستند سازي گزارش پروژه مورد احتياج است. جري به مديرش ، فرانك هوارد، بالاترين فرد بخش در قسمت مديريت پروژه ها، مشكلات دوره تعليق را گزارش داد. فرانك از نظر سازماني حد واسط جري و مدير کل شرکت بود. فرانك با رويكرد جري به مسئله موافقت نمود و خواستار آن شد كه در جريان مسالئل آتي قرار بگيرد.
در ۱۵ سپتامبر ، فرانك به جري گفت كه او مي خواهد كه ۱۲۵۰۰۰ دلار را به عنوان پس انداز و صرفه جوئي مديريتي و عنوان يك سود اضافه در قسمت خود ثبت كند، زيرا اين کار بر ميزان پاداش شب كريسمس او (فرانك) تاثير خواد داشت. فرانك و جري براي مدتي با هم مشاجره كردند و فرانك مرتباً مي گفت " نگران نباش تو تمام افراد كليدي خود را پس خواهي گرفت". من آن مسئله را در نظر دارم ولي مي خواهم آن سرمايه تقبل نشده به عنوان سود ثبت گردد و برنامه تا اول نوامبر تعطيل گردد. جري از دست فرانك به اين علت كه او به نگهداري اعضاي فعلي سازمان موجود، علاقه اي نداشت عصباني بود. الف) آيا بايد جري پيش مدير کل برود؟ ب) آيا افراد كليدي بايد از محل هزينه های بالاسری شرکت حمايت بشوند؟ پ) اگر قرارداد اين پروژه به صورت هزينه به اضافه سود بود، آيا فکر می کنيد رويکرد مشتری نسبت به مشکل بوجود آمده برای شما، مرخص کردن پرسنل پروژه، بعد از اتمام اين قسمت از کار می بود؟ ت) اگر شما مشتري اين قرارداد هزينه به اضافه سود بوديد، با فرض افزايش هزينه بيش از حد مقرر، واکنش شما نسبت به هزينه های اضافی دوره تعليق چه می بود ؟ ث) اگر پروژه پولي به عنوان پاداش برای كم شدن هزينه به ميزانی کمتر از قرار اوليه، برای شما به همراه داشت، آيا پاسخ شما تغيير مي كرد؟ ث) شما چطور در تمام قراردادهاي سالانه بعدی از بروز چنين وضعيتي جلوگيري مي كنيد؟
