با عضویت در خبرنامه مدیریت پروژه ایران از آخرین اخبار و سمینارها با خبر شوید
مقدمه<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />
پروژه مجموعه ای از فعالیت های مرتبط با یکدیگر برای دستیابی به هدفی مشخص است.
آنچه که پروژه را از مجموعه فعالیت های غیر پروژه ای متمایز میکند خاص بودن هدف پروژه و عدم تکرار این هدف است که ساز مان دهی، راهبری و کنترل فعالیت های آن به عهده مدیریت پروژه است.
در این راستا مدیر پروژه وظیفه دارد شاخص های عمده ای مانند زمان، هزینه و کیفیت را در طول اجرای پروژه مستمرا تحت کنترل داشته باشد.
اصولا کیفیت انجام پروژه به مفهوم عام آن عبارت است از: انجام پروژه در زمان تعیین شده و رسیدن به اهداف و استانداردهای مشخص شده پروژه.
اهداف واستانداردهای پروژه قاعدتا برای برهه ای خاص از زمان که همان زمان پیش بینی شده دوره بهره برداری(یا تحویل پروژه به کارفرما) است،تعیین می گردد.با طولانی شدن زمان پروژه و تعویق های طولانی در شروع بهره برداری از پروژه ممکن است اهداف و استانداردهای اولیه از توجیه خارج گردند که شاید بتوان چند نمونه از آن را نیز در شرکت خودمان جستجو کرد که با طولانی شدن زمان انجام پروژه، شرکت متحمل ضررهای زیادی در ازای تاخیر در تحویل پروژه می گردد.در این مجال به بررسی علل افزایش هزینه و زمان پروژه می پردازیم.
علل افزایش زمان پروژه: عوامل متعددی باعث افزایش مدت زمان انجام پروژه ها می گردد که سر فصل چند عامل را که موجبات طولانی تر شدن مدت زمان انجام پروژه را فراهم می سازد نام می بریم:
- عدم تامین بودجه لازم در زمان مطلوب
- ضعف مدیریت و عوامل اجرایی پروژه
- عدم بهره گیری ازابزارهای مناسب برنامه ریزی و کنترل پروژه ها
- وجود قوانین خشک و بدون انعطاف و کنترلهای نا مناسب مالی
- عدم بکارگیری تکنولوژی مناسب اجرایی در انجام فعالیت های پروژه
- تغییرات حساب نشده در مدیریت پروژه و بعضا عوامل اجرایی پروژه
عوامل مذکور نمونه ای از عوامل موثر در به تاخیر انداختن پروژه ها است.
وابستگی عامل هزینه پروژه به زمان انجام پروژه بسیار شدیدتر از عامل کیفیت است. هزینه های پروژه شامل دو گروه هزینه های مستقیم و غیر مستقیم است.
هزینه های مستقیم پروژه،هزینه هایی است که مستقیما به فعالیت های خاصی از پروژه مرتبط است.این گروه از هزینه ها گر چه ظاهرا با طولانی شدن پروژه افزایش می یابند اما افزایش این نوع هزینه ها در موفقیت و عدم موفقیت پروژه چندان موثر نمی باشد،زیرا افزایش این هزینه ها(عمدتا به علت تورم) با افزایش هزینه -های- مطالبه شده از مشتری کارفرما همراه است و به ندرت باعث عدم موفقیت پروژه می گردد.
هزینه ای که موفقیت و عدم موفقیت پروژه را تحت الشعاع قرار می دهد هزینه غیر مستقیم پروژه است.
هزینه های غیر مستقیم شامل هزینه های اداره دفاتر طرح،هزینه احداث و اداره کارگاههای موقت یا نظارت بر کارگاههای سازنده،هزینه بهره وام و... است.در واقع هزینه های غیر مستقیم پروژه تابع یکنواخت وصعودی از انجام پروژه است. عمدتا این تابع حتی بصورت غیر خطی و کاملا بصورت نمایی با افزایش زمان پروژه افزایش می یابدبدین مفهوم که هرچه زمان پروژه طولانی تر شود هزینه های غیرمستقیم با شیب تند تری افزایش می یابد. اگر دومین هزینه های غیر مستقیم پروژه هزینه بهره وام در نظر بگیریم این نوع هزینه به تنهایی می تواند با طولانی شدن زمان اجرای پروژه ،کل پروژه را از توجیه اقتصادی ساقط نماید.
فرایند آغاز
در این فرایند تشخیص داده می شود که آیا پروژه جدیدی باید آغاز شود یا اینکه باید مرحله یا فاز بعدی پروژه فعلی آغاز شود.
ورودی های فرایند آغاز
۱- شرح محصول:
اسناد شرح محصول در جهت جمع آوری ویژگی های محصول یا خدماتی می باشد که پروژه آنهارا بوجود
می آورد.
بسیاری ازپروژه ها بصورت انجام کار طی انعقاد قرارداد بین سازمان و پیمانکار انجام می گیرد. تحت چنین شرایطی، شرح اولیه محصول معمولا توسط تحویل گیرنده آن محصول تهیه می شود.
همچنانکه پروژه پیش می رود جزئیات بیشتری در باره محصول یا خدمات پروژه حاصل می شود.
۲- برنامه استراتژیک:
از آنجائیکه اهداف استراتژیک سازمان مجری، پشتیبان تمام پروژه ها می باشد بنابراین برای دستیابی به این اهداف باید برنامه استراتژیک در تصمیمات مربوط به پروژه در نظر گرفته شود.
۳- معیارهای انتخاب پروژه:
معیارهای انتخاب پروژه معمولا باتوجه به شرایط محصول پروژه تعریف می شوند و می توانند طیف وسیعی از ملاحظات مدیریتی را پوشش دهند.
۴- اطلاعات گذشته:
این اطلاعات حاصل از نتایج عملکردها و تصمیمات اتخاذ شده در فازها و مراحل قبلی پروژه می باشند و می توانند در تایید یا بررسی هر مرحله از پروژه مورد استفاده قرار گیرند.
مدیریت محدوده پروژه
شامل فرایند هایی است که تضمین می کنند پروژه شامل کارهای مورد نیاز و فقط کارهای مورد نیاز برای تکمیل موفق پروژه باشد.
واژه محدوده در پروژه به دو چیز اطلاق می شود:
- محدوده محصول: شامل ویژگی ها و وظایفی است که در خدمات یا محصول پروژه دیده می شود.
- محدوده پروژه: شامل کاری است که باید در جهت تحویل محصول با ویژگی ها و وظایف تعیین شده انجام شود.
که در اینجا مدیریت محدوده پروژه می باشد.
ابزارها و تکنیک های فرایند کنترل کلی تغییرات:
۱- سیستم کنترل کلی تغییرات:
سیستم کنترل کلی تغییرات مجموعه روش های قابل استناد رسمی می باشد بطوریکه این سیستم مراحلی را که در آن مستندات پروژه ممکن است تغییر یابند را تعریف می کند. بسیاری از سیستم های کنترل تغییرات دارای هیئت کنترل تغییرات(CCB)هستند که مسئول تایید یارد درخواست تغییرات می باشد.
تغییرات در پروژه ممکن است به دو صورت پیش بینی شده و پیش بینی نشده باشد. کنتزل تغییرات باید شامل روش هایی باشدتا تغییرات پیش بینی شده که از قبل تعریف شده اند بطور خودکار پذیرفته شوند.
البته هر دو نوع تغییرات باید مستند سازی شوند.
۲-مدیریت اعمال تغییرات:
مدیریت اعمال تغییرات روشی مدون برای هدایت و نظارت فنی پروژه می باشدو شامل موارد زیر می شود:
- تعیین وتدوین ویژگی های فیزیکی و عملکرد هر فعالیت یا سیستمی در پروژه
- کنترل تغییرات در ویژگی های هر فعالیت و سیستمی در پروژه
- ثبت و گزارش تغییرات و وضعیت اجرای آنها
- نظارت بر انجام هر فعالیت و سیستمی برای انطباق آنها با نیاز های پروژه
۳- ارزیابی عملکرد:
تکنیکهای ارزیابی عملکرد از قبیل ارزش بدست آمده(Earned Value) ارزیابی می کنند که آیا فعالیت های پروژه طبق برنامه پیش می روند یا نه.
۴- برنامه ریزی های دیگر:
پروژه ها به ندرت بر طبق برنامه اجرا می شوند. تغییرات آتی ممکن است شامل تخمین هزینه های جدید، توالی جدید فعالیت ها و دیگر تنیمات برنامه پروژه شوند.
۵- سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه:
سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه ابزارها و تکنیک هایی می باشد که برای جمع آوری، ادغام و انتشار نتایج دیگر فرایند های مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.
خروجی های فرایند کنترل کلی تغییرات:
۱- بروزآوری برنامه پروژه:
بروزآوری برنامه پروژه هر گونه تغییر در محتوای برنامه پروژه یا جزئیات پشتیبانی کننده را شامل می شود.
۲- اقدامات اصلاحی:
اقدامات اصلاحی اقداماتی هستند که برای انطباق اجرای پروژه با برنامه پروژه انجام می شوند..
۳- تجربیات حاصل از پروژه:
علل ایجاد تغییرات در پروژه و انجام اقدامات اصلاحی باید مستند سازی شوند تا بتوان از آنها به عنوان بانک اطلاعاتی در طول اجرای پروژه و در پروژه های دیگر استفاده کرد.
فرایند کنترل کلی تغییرات
برای تحقق فرایند کنترل کلی تغییرات سه عامل زیر باید در نظر گرفته شود:
۱- سودمند بودن تغییرات
۲- اطمینان از رخ دادن تغییر
۳- مدیریت زمان و چگونگی رخ دادن تغییر
ورودی های فرایند کنترل کلی تغییرات:
۱- برنامه پروژه:
برنامه پروژه مبنای اصلی کنترل تغییرات می باشد.
۲- گزارشات عملکرد:
گزارشات عملکرد اطلاعات و هشدارهایی را برای تیم پروژه فراهم می کند بطوریکه مشخص می شود چه مشکلاتی در آینده رخ خواهد داد.
۳- درخواست تغییرات:
درخواست تغییرات ممکن است به اشکال مختلفی رخ دهد از جمله شفاهی یا کتبی، مستقیم یا غیرمستقیم با منشأ خارجی یا داخلی.
ابزارها وتکنیک های فرایند اجرای برنامه پروژه:
۱- مهارت های عمومی مدیریت:
مهارت های عمومی مدیریت از جمله هدایت، برقراری ارتباطات و برگزاری جلسات بحث و گفتگو برای اجرای مؤثر پروژه لازم هستند.
۲- دانش و مهارت های لازم در بارۀ نتایج پروژه:
تیم پروژه باید دسترسی کافی به مجموعه مهارتها و دانش لازم در مورد نتایج پروژه داشته باشد.
۳- سیستم اعطای مسئولیت:
سیستم اعطای مسئولیت روشی رسمی برای اعطای اختیارات می باشد بدین ترتیب تضمین می شود که کارها در زمان معین شده و به ترتیب مناسب انجام می شوند.
۴- جلسات بازنگری وضعیت پروژه:
جلسات بازنگری وضعیت پروژه جلسات زمانبندی شده ای هستند که برای مبادله اطلاعات در بارۀ وضعیت پروژه تشکیل می شوند.
۵- سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه (PMIS) :
سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه شامل ابزارها و تکنیک هایی می باشد که برای جمع آوری، ادغام و انتشار نتایج دیگر فرایندهای مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.
۶- روش های سازمانی
خروجی های فرایند اجرای برنامه پروژه:
۱- نتایج کار:
ماحصل فعالیت های انجام شده برای تکمیل پروژه می باشند.
۲- درخواست تغییرات:
درخواست تغییرات اغلب هنگام اجرای پروژه انجام می شوند و معمولا برای تغییرات در هزینه، زمان های تخمین زده شده و محدوده پروژه می باشند.
خروجی های فرایند تهیه برنامه پروژه:
۱- برنامه پروژه:
برنامه پروژه سندی پذیرفته شده و رسمی می باشد که برای مدیریت و کنترل اجرای پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.
همچنانکه پروژه پیش می رود اطلاعات بیشتری از پروژه بدست می آید بنابراین انتظار می رود برنامه پروژه نیز تغییر یابد.
برنامه پروژه معمولا شامل موارد زیر می شود:
- مصوبات، پروانه ها و مجوزها
- توصیفی از روش یا استراتژی مدیریت پروژه
- بیان محدوده پروژه که شامل اقلام قابل تحویل پروژه و اهداف پروژه می باشد.
- ساختار شکست کار(WBS) تا سطحی که در آن کنترل داشته باشیم.
- تخمین هزینه ها، تاریخ شروع فعالیت ها و تعیین مسئولیت ها
- وقایع کلیدی و تاریخ پیش بینی شده برای هر تحقق یک از آنها
- کارکنان کلیدی مورد نیاز
- ریسک های کلیدی شامل محدودیت ها و فرضیات، پاسخ های برنامه ریزی شده به هر کدام از آنها
- برنامه های فرعی پروژه مانند برنامه های مدیریت زمانبندی و برنامه مدیریت محدوده پروژه
- تصمیمات کلیدی برای شروع، ادامه و توقف فعالیت ها
۲- جزئیات پشتیبانی کنندۀ برنامه پروژه:
این جزئیات شامل موارد زیر می شود:
- خروجی های حاصل از دیگر فرایند های پروژه که در برنامه پروژه لحاظ نشده اند.
- اطلاعات و اسناد دیگری که در مدت اجرای برنامه پروژه ایجاد شده اند.
- اسناد فنی مانند نیازها و طرح ها
- مستند سازی استانداردهای مربوطه
ابزارها و تکنیک های فرایند تهیه برنامه پروژه:
۱- متدولوژی برنامه ریزی پروژه:
متدولوژی برنامه ریزی پروژه شامل تمامی روش های ساخت یافته ای است که برای هدایت تیم پروژه در مدت زمان تهیه برنامه پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.
۲- دانش و مهارت های افراد درگیر در پروژه:
هر فرد درگیر در پروژه دانش و مهارت هایی دارد که ممکن است در اجرای برنامه پروژه مفید باشد. تیم مدیریت پروژه باید محیطی را ایجاد کند که در آن افراد درگیر در پروژه بتوانند بطور مناسب شرکت کنند.
۳- سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه(PMIS) :
سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه شامل ابزارها و تکنیک هایی می باشد که برای جمع آوری، ادغام و انتشار نتایج دیگر فرایندهای مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.
ورودی های فرایند تهیه برنامه پروژه:
۱- خروجی برنامه ریزی های دیگر:
خروجی فرایند های برنامه ریزی دیگر ورودی های فرایند تهیه برنامه پروژه می باشند.
۲- اطلاعات گذشته:
اطلاعات قابل دسترس گذشته مانند داده های تخمین زدۀ گذشته، داده های ثبت شدۀ حاصل از اجرای
پروژه های مشابه قبلی.
۳- سیاست های سازمان:
در هر پروژه ای باید سیاست های مختلف سازمان بر پروژه بررسی شود. تعدادی از این سیاست ها عبارتند از:
- سیاست های مدیریت کیفیت
- سیاست های مربوط به مدیریت امور کارکنان پروژه
- سیاست های کنترل ما لی
۴- محدودیت ها:
عواملی هستند که اختیارات تیم پروژه را محدود می نمایند. وقتی پروژه ای بر طبق قرارداد اجرا می شود ملاحظات مربوط به قرارداد، محدودیت های پروژه تلقی می شوند مانند بودجه ای که از قبل تعیین شده است.
۵- فرضیات:
عواملی هستند که برای اجرای اهداف پروژه مورد توجه قرار می گیرند و کاملا صحیح، واقعی و قطعی در نظر گرفته می شوند برای مثال گر چه در دسترس بودن یک فرد درگیر در پروژه غیر قطعی می باشد اما قطعی فرض می شود.
منبع: اینترنت نویسنده:امین انصاری (amin_ansary2001@yahoo.com) لطفا نظرات،انتقادات و پیشنهادات خود را در مورد مقاله فوق به
