با عضویت در خبرنامه مدیریت پروژه ایران از آخرین اخبار و سمینارها با خبر شوید
۳- پياده سازی نرم افزار در سازمان
با توجه به اينکه کاربرد اصلی اين نرمافزار در پروژههای سازمانی (Enterprise Projects) ميباشد لذا ميبايد در يک شرکت و يا يک سازمان مورد استفاده قرار گيرد. بر اين اساس يک شرکت مشاور که بطور همزمان مطالعات پروژههای مختلف مرتبط با موضوع فعاليت خود را در دست انجام دارد و محقق به عنوان مسئول واحد برنامهريزی و کنترل پروژه آن مشغول به کار ميباشد به عنوان نمونه جهت پيادهسازی و راه اندازی نرم افزار در نظر گرفته شده است.
حال به ذکر مراحل پياده سازی نرم افزار در اين سازمان ميپردازيم اولين مرحله جهت امکانسنجی پياده سازی اين نرم افزار طرح ريزی ترکيب بندی (Configuration Planning) است که فرآيندهای زير در آن انجام ميشود ابتدا بايد نيازهای مديريت پروژه و نيازهای تجاری سازمان، نوع پروژه هائی که سازمان مديريت ميکند و اندازه متوسط اين پروژها و تعداد و نقش کسانی که در آنها مشغول به کار ميباشند مشخص شود و نهايتاً ترکيبات (Features) مورد نياز سازمان بايد تعيين شوند جهت پاسخگوئی به اين سوالات پرسشنامه های خاصی متناسب با نقش کاربران سيستم تهيه و در اختيار آنها قرار داده شد در اين پرسشنامه ها علاوه بر مطالب فوق سوالهايي در زمينه نيازهای عمومی سازمان، مشخصات واحد برنامه ريزی و کنترل پروژه، مراحل طرح ريزی، زمانبندی، مديريت ريسک و مديريت هزينه پروژه و نهايتاً نياز احتمالی سازمان در مورد استفاده از خصوصيت کاربرگ سرور قرار داده شد پس از تکميل اين پرسشنامه ها از سوی کاربران اين پرسشنامه ها توسط تيم پياده سازی نرم افزار مورد تجزيه و تحليل قرار گرفت دانستن پاسخ سوالات طرح شده در تعيين ترکيب بندی سرور لازم و ضروری است لازم به ذکر است اعضای تيم طرح ريزی ترکيب بندی و پياده سازی نرم افزار شامل راهبر سيستم، مهندس شبکه، راهبر بانک اطلاعاتی، متخصص توسعه سرور، و متخصص توسعه کاربردها(Application Developer) ميباشند. دانستن اين اطلاعات ما را در تعيين سخت افزار و نرم افزارهای مورد نياز کمک ميکند.
مرحله بعد تعيين در دسترس بودن (Availability) و مقياس پذيری (Scalability) است در دسترس بودن به معنی توانائی سيستم يا اجزاء در پاسخگوئی به اطلاعات ورودی کاربر صرفنظر از وضعيت سيستم است يعنی سيستم در زمانهای غيرکاری و همچنين در زمانی که خرابی غير قابل پيش بينی در برخی اجزاء آن پيش بيايد ميـتواند کماکان به کاربران سرويس دهی کند. سپس مقياس پذيری سيستم مورد بررسی قرار ميگيرد يعني توانائی سيستم در رشد و ارتقاء در آينده بايد تعيين شود تعيين اين مسائل نيز ما را در طراحی ترکيب بندی سرور کمک ميکند.
مرحله بعدی تعيين فاکتورهای محيطی ميباشد که شامل زير بخش های زير است:
• رکود سيستم و پهنای باند (Latency and Bandwidth )
• توزيع جغرافيائی کاربران (Geographic Distribution of Users)
• شبکه های با سطح گسترده (Wide-Area Network)
• ترکيب بندی خارجی و ارتباطات مطمئن (Extranet Configurations and Trust Relationships)
پس از تعيين موارد فوق ميتوان معماری ترکيب بندی سرور را مشخص نمود با توجه به اينکه در شرکت فوق فقط کاربران در شبکه داخلی (Intranet) از امکانات سرور استفاده ميکنند و نيازهای مربوط به شبکه های با سطح گسترده و ترکيب بندی خارجی مورد نظر نبود بنابراين با استفاده از اطلاعات پرسشنامه ها و نيازهای در دسترس بودن و ارتقاء پذيری موفق به طراحی سيستم مورد نياز برای پياده سازی نرم افزار شديم. در زير به ذکر مشخصات سيستم پرداخته شده است.
نيازمنديهای نصب و راه اندازی نرم افزار
نيازمنديهای سختافزاری (Hard Ware Requirements):
جهت نصب نرمافزار مايکروسافت پروجکت سرور سختافزار زير در نظر گرفته شد.
• ديسک سخت (Hard Disk) با حافظه هفتاد مگابايت ۷۰MB
• پروسسور(Processor) پنتيوم ۳ اينتل،با فرکانس۷۰۰ مگاهرتز (INTEL PENTIUM III 700 MHZ)
• حافظه دسترسی اتفاقی (RAM) 512 مگابايت.
نيازمنديهای نرم افزاری (Soft Ware Requirements):
نيازمنديهای نرم افزار مايکروسافت پروجکت سرور در سازمان مورد نظر عبارتند از:
• سيستم عامل مايکروسافت ويندوز سرور ۲۰۰۰ (Microsoft Windows Server 2000 with service pack 1.0 or later)
• Microsoft Internet Information (IIS)ver5.0
• The Microsoft Management Console (MMC)snap-in for IIS
• نکته: جستجوگر وبMicrosoft Internet Explorer 5 or later جهت استفاده ازMicrosoft Project Web Access مورد نياز است.
نيازمندیهای ترکيببندی نرمافزار (Feature Requirement):
علاوه بر نيازمنديهای سيستمی كـه قبلا ذكر شد، تعـدادی از طرحهای نرم افزار مايکروسافت پروجکت سرور به اجزاء اضافی ديگری هم نياز دارند كه بايد نصب شوند:
• Microsoft SQL Server2000 with service pack1 or later
• Microsoft SQL Server Analysis Services برای Portfolio Analyzer مورد نياز ميباشد.
• Microsoft Sharepoint team services
يکی از مهمترين مسائلی که در پروژههای پيادهسازی نرمافزار فوق در سازمانها بايد مورد توجه قرار گيرد کاربران اين سيستم ميباشند که بعنوان نيازمندی مغزافزاری تلقی ميگردند و از ساير نيازمنديها مهمتر هستند چراکه علاقه و توانائی کاربران جهت فراگيری عملکردهای نرم افزار در استفاده بهينه از آن نقش اساسی ايفا ميکند لذا در شرکت مورد نظر پس از برگزاری چند دوره آموزش مديريت پروژه و همچنين آموزش نرم افزار مايکروسافت پروجکت محيط مناسبی جهت ارائه يک نرم افزار جديد که امکانات و توانائي های آن در جهت مطالب بحث شده دوره های قبلی بوده و پاره ای از نقاط ضعف نرم افزارهای موجود در مديريت يکپارچه پروژه را مرتفع ميکرد ايجاد شد. بطور کلی پياده سازی موفق اين نرم افزار در يک شرکت نيازمند آمادگی ذهنی کاربران آن خواهد بود چراکه در غير اينصورت فراگيری نرم افزار و کارکردن با آن به عنوان اضافه شدن کاری به کارهای آنها تلقی خواهد شد که نه تنها اثر مثبت در بهينه کردن انجام فرآيندهای مديريت پروژه ندارد بلکه به عنوان يک کار وقتگير و ملالت آور انجام مديريت سنتی پروژه را نيز دچار خلل خواهد کرد.
بنابراين علاوه بر نيازمنديهای سخت افزاری، نرم افزاری و ترکيب بندی جهت پياده سازی نرم افزار در شبکه داخلی سازمان مي بايد مجوزهای لازم از بخشهای مرتبط دريافت گردد. لذا در اين خصوص پس از برگزاری دوره های مربوطه جلسات متعددی جهت معرفی نرم افزار و برشمردن امکانات و توانائيهای آن در راستای بهينه نمودن مديريت يکپارچه پروژه با مديران معاونتها و مديران امورهای مختلف سازمان برگزار شد همچنين يک جلسه Presentation جهت آشنايی مديران ارشد با اين نرمافزار برگزار گرديد تا در نهايت نظر مساعد آنها در خصوص پيادهسازی نرمافزار در شبکه داخلی شرکت و انجام فرآيندهای مختلف مديريت پروژه از طريق عملکردهای مختلف نرم افزار اخذ گرديد.
پس از نصب نرم افزار در اين سازمان ابتدا تعداد محدودی از پروژه ها که طرح آنها در نرم افزار مايکروسافت پروجکت تهيه شده بود به بانک اطلاعاتی سرور انتشار پيدا کردند و مديران پروژه بر اساس نيازهای طرح پروژه، منابع مورد نياز خود را از مرکز منابع سازمانی (Enterprise Resource Pool) انتخاب و تخصيص دادند. با استفاده از امکانات و توانائی های نرم افزار فوق هر يک از متوليان پروژه عمليات مربوط به خود را در يک محيط همکارانه انجام دادند.
در نهايت جهت ارزيابی کارائی نرم افزارMicrosoft Project Server در سازمان چک ليستی تهيه و در اختيار کاربران نرم افزار قرار داده شد. در اين چک ليست شاخص های زير تعيين شدند:
۱٫ ميزان سهولت انجام فرآيندهای مختلف مديريت پروژه با استفاده از امکانات و توانائي های نرم افزار
۲٫ مديريت پروژه های مختلف سازمان
۳٫ بهبود فرآيند گزارش دهی و گزارش گيری
۴٫ نحوه مديريت منابع مشترک بين پروژه های مختلف شرکت
۵٫ نحوه کنترل ساعات کاری و غير کاری منابع در فعاليتها
۶٫ سهولت دسترسی به اطلاعات اسناد و مدارک مختلف پروژه
۷٫ نحوه برقراری ارتباط مناسب با متوليان پروژه
۸٫ نحوه اطلاع يابی از اخبار و وقايع مختلفی که در حين پروژه به وجود مي آيند
۹٫ نحوه مديريت فعاليتهای تخصيص يافته از پروژه خود و يا ساير پروژها
۱۰٫ انعطاف پذيری در تغيير بخش های مختلف طرح پروژه
۱۱٫ صرفه جوئي در وقت در هنگام بررسی کارکرد منابع، گزارشات ارسالی، اسناد و مدارک و ...
۱۲٫ نحوه همکاری تيمی در طرح ريزی پروژه
۱۳٫ نحوه همکاری تيم در پيگيری پيشرفت پروژه
۱۴٫ امنيت اطلاعات منتشر شده در سرور با تعريف سطوح دسترسی مختلف
۱۵٫ امکان تأثيرگذاری اعضای مختلف تيم پروژه در تصميم گيری های مختلف راجع به اتفاقات و رويدادهای پروژه
۱۶٫ امکان همکاری منابع در جهت انجام فعاليتهای پروژه بصورت مشترک
۱۷٫ سهولت برقراری ارتباط با سرور و در دسترس بودن آن
۱۸٫ تمايل به ادامه کار با نرم افزار و انتشار پروژه های جديد در سرور
پس از تکميل چک ليست از سوی کاربران ميانگين نظرات آنها در هر يک از شاخص های اندازه گيری کارائی، محاسبه و در يک نمودار ترسيم شد. همانطور که در نمودار مشخص است از بين شاخص های مورد نظر شاخص سهولت دسترسی به اطلاعات اسناد و مدارک مختلف پروژه بالاترين امتياز و شاخص سهولت برقراری ارتباط با سرور و در دسترس بودن آن پائين ترين امتياز را کسب کرده اند.
(شکل -۵)
۴- نتايج و پيشنهادات :
با توجه به مسائل و مشکلات ايجاد شده حين نصب، راه اندازی و پياده سازی نرم افزار و همچنين مسائلی که در کارکرد با نرم افزار بوجود آمد لذا پيشنهادات اين تحقيق در چند زمينه ارائه ميگردد.
پيشنهادات طراحی ترکيب بندی سرور
در خصوص طراحی ترکيب بندی سيستم مهمترين مسئله ای که بايد مد نظر قرار گيرد دانستن نيازهای مديريت پروژه، نيازهای تجاری سازمان، تعداد و نوع پروژه های تحت مديريت سازمان، و تعداد و نقش کاربران ميباشد بنابراين به عنوان اولين و مهمترين فرآيند در طراحی و پياده سازی سيستم مديريت پروژه سازمانی با استفاده از Microsoft Project Server تعيين موارد فوق ميباشد لذا در اين خصوص بايد ضمن برگزاری جلسات مصاحبه حضوری که عموماً با مديران ارشد سازمان تشکيل ميگردد پرسشنامه های مناسب تهيه و تدوين گردد و در اختيار پرسنل سازمان قرار گيرد لازم به ذکر است گروه نرم افزاری مايکروسافت در اين خصوص مستنداتی تحت عنوان EIF (Enterprise Implementation Framework) ارائه نموده است که مطالعه بخشهای مختلف آن توصيه ميگردد.
پيشنهادات نصب نرم افزار
پس از تعيين ترکيب بندی سخت افزاری و نرم افزاری سرور طريقه نصب نرم افزارها بسيار هائز اهميت است. مهمترين نکته ترتيب و توالی نصب نرم افزارها و همچنين تعريف حقوق دسترسی و راهبری نرم افزارها در قسمتهای مربوطه ميباشد بطوريکه ابتدا بايد ويندوز سرور را نصب کرده و تنظيمات مربوط به کاربران و حقوق دسترسی آنها تعريف شود سپس تنظيمات IIS آن که يکی از مهمترين اجزاء مي باشد بايد انجام شود. پس از اين مرحله بايد نرم افزار SQL Server که بانک اطلاعاتی سرور بوده و نرم افزار Analysis Servicesکه جهت آناليز اطلاعات سرور استفاده ميشود نصب شوند در اين مرحله تنظيمات کاربری معرفی شده در ويندوز بايد استفاده شود (در يکی از قسمتهای نصب نرم افزار ،کلمه کاربری شخصی که بعنوان راهبر شناخته خواهد شد پرسيده ميشود مسئله اصلی اين است که نام اين راهبر بايد قبلاً در قسمت تعريف کاربری ويندوز تعريف شده باشد در غير اينصورت ادامه نصب نرم افزار ممکن نخواهد بود) پس از اين مرحله نوبت به نصب نرم افزارMicrosoft SharePoint Team Services ميرسد که در اين جا نيز تنظيم مجوزها و کلمه کاربری مهمترين نکته نصب نرم افزار است بگونه ای که کلمه کاربری که در ابتدای نصب نرم افزار خواسته ميشود بايد قبلاً هم در ويندوز سرور تعريف شده باشد و هم در قسمت تنظيمات راهبری نرم افزار SQL Server ، درغير اينصورت نيز ادامه نصب نرم افزار ممکن نخواهد بود. پس از نصب نرم افزار فوق يکسری اطلاعات مربوط به محل قرارگيری نرم افزار، بانک اطلاعاتیِ مورد استفاده آن، سرورِ نرم افزار، پورتهای سرور و راهبری سرور داده ميشود. که بايد آنها را در يک محل ثبت نمود تا در هنگام نصب نرم افزارِ مايکروسافت پروجکت سرور؛ زمانيکه اطلاعات مربوط به نرم افزار Microsoft SharePoint Team Services خواسته شد؛ آنها را وارد کرده و عمليات نصب با موفقيت به پايان برسد. پس از نصب همه اين نرم افزارها نوبت به نصب نرم افزار مايکروسافت پروجکت سرور مي رسد که البته تمامی تنظيمات قبلی مربوط به نام بانک اطلاعاتیSQL Server و تنظيمات مربوط به کلمه کاربری راهبر نرم افزار در هنگام نصب اين نرم افزار خواسته ميشود که بايد همگی بدرستی وارد شوند.
لازم به ذکر است که نرم افزارهای فوق بر روی کامپيوتر سرور نصب ميشود و ساير کاربران فقط بايد نرم افزار Microsoft Internet Explorer را بر روی کامپيوتر خود نصب کرده و آدرس محل قرارگيریMicrosoft Project Web Access که معمولاً بصورت http: / / servername / projectserver ميباشد را از راهبر سرور دريافت نمايند بدين ترتيب می توانند از طريق شبکه داخلی به اطلاعات پروژه ها که در بانک اطلاعاتی سرور ذخيره شده است دسترسی پيدا کنند.
مديران پروژه و يا هر يک از کاربرانی که طرح پروژه را تهيه ميکنند بايد نرم افزارMicrosoft Project را بر روی کامپيوتر خود نصب کنند.
پيشنهادات برای فراهم نمودن محيطی جهت پياده سازی موفق نرم افزار
پيشنهاد ميگردد پس از نصب اين نرم افزارها بر روی يک سرور که در شبکه داخلی سازمان تعريف شده است بصورت آزمايشی چند پروژه را به سرور انتشار داد که اين پروژه ها ميتوانند پروژه های آزمايشی (Pilot) باشند بطوريکه کاربران بتوانند فرآيندهای مختلف مديريت پروژه را در اين پروژه ها بطور آزمايشی انجام دهند لازم به ذکر است اين مرحله درک صريح تر کاربران از امکانات و توانائي های نرم افزار و چگونگی تطبيق نيازهايشان با ترکيبات مختلف نرم افزار را فراهم ميکند. همچنين آنها ميتوانند در صورت نياز ترکيبات (Features) مختلفی را در اين مرحله طراحی کنند بگونه ای که فرآيندهای ديگری را بتوانند بوسيله آنها انجام دهند. لازم به ذکر است اين مقطع يکی از مهمترين قسمتهای پياده سازی نرم افزار در سازمان است چرا که توضيح شفاهی و تئوريک امکانات و توانائی های نرم افزار هرچند صريح و کامل باشد نمي تواند ديد واضحی برای کاربرانی که هنوز بطور عملی با آن سرو کار نداشته اند را فراهم کند بنابراين در اين قسمت اکثر کاربران هنگامی که بطور عملی با عملگرهای مختلف نرم افزار کار مي کنند چگونگی تطبيق نيازهای خود را با عملگرهای مختلف نرم افزار درک کرده و مي توانند ترکيبات مختلفی را تهيه کرده و آنها را جهت پاسخگوئی به نيازهای مديريت پروژه خود به کار گيرند. پس از طی اين مرحله و آشنائي بيشتر کاربران با نرم افزار که در اين حالت به راحتی بوجود مي آيد ميتوان اقدام به انتشار پروژه های واقعی و راه اندزی رسمی نرم افزار در سازمان کرد. همچنين با توجه به جديد بودن اينگونه اقدامات در شرکتها که بمنظور ايجاد محيط همکاری انجام ميشود و نياز به کمی سعی و تلاش در جهت فراگيری بخش های مختلف نرم افزار دارد پيشنهاد ميگردد پرسنل جوان تر که به علوم نرم افزاری روز آشنا بوده و توانائی فراگيری آنها بيشتر باشد در مراحل اول استفاده شوند و بدين ترتيب پرسنل شرکت بر طبق اين اولويت ها با نرم افزار آشنا شده و در مجموعه کاربران نرم افزار وارد شوند.
يکی از مسائل مهم در پياده سازی نرم افزار انتشارِ مرحله به مرحله پروژه های شرکت بر اساس مطالب عنوان شده فوق به سرور مي باشد بگونه ای که ابتدا پروژه هايي که در آنها پرسنل فعالتر و جوانتر مشغول به کار بوده و در ضمن توانائی فراگيری آنها بيشتر است به سرور انتشار داده شوند در اين حالت ضمن آشنائی مرحله به مرحله پرسنل با نرم افزار توانائی های راهبری نيز بتدريج افزايش خواهد يافت.
پيشنهادات جهت کارهای آينده
با توجه به اينکه مديريت پروژه های سازمانی با استفاده از اين راه حل (MSP Server) علاوه بر شبکه داخلی (Intranet) از طريق شبکه های خارجی (Extranet) و شبکه اينترنت نيز قابل انجام است بگونه ای که بين سازمانهای مختلف ويا پروژه های مختلف يک سازمان که در نقاط مختلف جغرافيايی قرار دارند امکان مبادله اطلاعات و انجام فرآيندهای مختلف مديريت پروژه در يک محيط همکارانه فراهم شده است بررسی عملی اين امکانات و چگونگی ترکيب بندی اجزای مختلف سرور و نحوه کار با آن مفيد به نظر ميرسد اين مسئله بدين دليل مورد توجه است که به عنوان مثال پروژه ای را که در يک منطقه دوره افتاده در حال اجرا است ميتوان بطور روزمره مورد کنترل و بررسی قرار داد و همچنين امکان ارسال گزارشات روزانه از محل اجرای پروژه (کارگاه) وجود دارد بدين ترتيب از هر نقطه دلخواه در صورتيکه امکان برقراری ارتباط با اينترنت باشد ميتوان به اطلاعات پروژه مورد نظر دسترسی پيدا کرد، امکنسنجی پياده سازی نرم افزار در اين حالت لازم است مورد بررسی قرار گرفته و نتايج آن ارائه شود چيزی که دراين مورد از اهميت بالايي برخوردار است طرح ريزی ترکيب بندی سرور و بررسی چگونگی انتشار اطلاعات و اسناد به سرور است.
همچنين با توجه با اينکه محقق در اين رساله از پروژه های مطالعاتی که تمامی منابع آن منابع انسانی بوده استفاده نموده و طرح پروژه های مورد نظر را بر روی سرور انتشار داده است انتشار پروژه های اجرائی که علاوه بر نيروی انسانی از منابعی نظير ماشين آلات، مصالح و ... استفاده ميکنند بر روی سرور بايد مورد توجه قرار گرفته و نحوه تعريف منابع در سرور و کنترل ميزان کارکرد هر يک از اين منابع مورد بررسی قرار گيرد.
۵- مراجع
